Municipalité d'Upton

  • Type de poste : Permanent
  • Ville : Upton
  • Expérience requise : 6 mois à 1 an
  • Statut : Temps plein

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Description du poste

SECRÉTAIRE AU SERVICE DU GREFFE - UPTON
Source de culture, source d'inspiration
 
La Municipalité d’Upton, petite communauté de 2 208 habitants est située dans la région administrative de la Montérégie. Elle se distingue par son dynamisme, ses attraits touristiques, sa vitalité économique et la diversité des services offerts à la population. Joignez-vous à notre équipe dès maintenant!
 
SECRÉTAIRE AU SERVICE DU GREFFE
 
La Municipalité cherche à pouvoir un poste de secrétaire au greffe. 
 
Sommaire du poste
 
Sous la supervision de la directrice générale, le titulaire du poste aura comme principale responsabilité de voir à la préparation et au bon fonctionnement des séances du conseil, tout en assurant un suivi auprès des autorités concernées et des citoyens. Son rôle principal est d’effectuer le secrétariat du greffe et des séances du conseil municipal. Il assure la tenue des livres, le suivi des dossiers, la mise à jour des documents et le maintien d’un système de classement et d’archivage. 
 
Principales responsabilités
 
  • Préparer les projets de résolutions, ordres du jour et documents à soumettre au conseil municipal; 
  • Rédiger les procès-verbaux des réunions du conseil ou d’autres réunions; 
  • Participer à l’élaboration des règlements; 
  • Assurer la mise à jour du livre des délibérations et des règlements; 
  • Rédiger et diffuser les divers avis publics, ententes, contrats et devis exigés par la loi ou à la demande de la direction; 
  • Coordonner les rendez-vous de la direction générale et du maire, communications aux clients et agenda; 
  • Préparer et acheminer diverses correspondances en soutien à la direction générale et au maire; 
  • Assurer le suivi des différents échéanciers relatifs aux séances du conseil, au processus d’adoption des règlements et à la tenue à jour de rapports de la direction; 
  • Classer, codifier les documents selon les normes d’archivage en vigueur et effectuer des recherches; 
  • Collaborer à la révision, la mise à jour et la publication des appels d’offres; 
  • Agir à titre de secrétaire d’élections lors de la tenue d’élections et de référendums municipaux; 
  • Remplacer, occasionnellement, la personne à la réception; 
  • Traiter les dossiers de réclamations et participer à l’administration des contrats d’assurances générales et autres contrats; 
  • Agir à titre de responsable de l’accès aux documents en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
  • Effectuer toute autre tâche connexe, à la demande de son supérieur. 

Exigences

  • Détenir une technique juridique ou dans tout autre domaine jugé pertinent; 
  • Détenir un minimum de 6 mois d'expérience dans un service de greffe, ou une combinaison d’expérience et de formation jugée pertinente; 
  • Excellente maîtrise de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit; 
  • Maîtrise des principaux outils et logiciels informatiques suivants : traitement de texte, base de données, adobe acrobate X Pro. 

Profil recherché

  • Autonomie et précision dans la production de documents; 
  • Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs priorités simultanément, avec de courts échéanciers; 
  • Capacité à travailler dans un environnement continuellement en changement; 
  • Souci du détail et très bonne rapidité d’exécution; 
  • Bon jugement et excellente organisation du travail. 

Conditions de travail

La Municipalité d’Upton offre un milieu de travail stimulant et des conditions de travail avantageuses : 
  • Salaire concurrentiel selon les compétences et l’expérience
  • Horaire flexible
  • 34 heures/semaine. 
  • Période probatoire : 1 an 
  • Date d’entrée en fonction : IMMÉDIATEMENT 
 
Pour postuler
 
Vous possédez les compétences requises et les tâches décrites plus haut correspondant à vos talents et champs d’intérêt. Veuillez nous transmettre au plus tard le 2 juillet 2019 votre curriculum vitae, accompagné d’une lettre de motivation à l’adresse suivante: dg@upton.ca 
 
Bien que toutes les candidatures seront analysées avec attention, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues. Nous vous remercions de l’intérêt que vous avez manifesté pour le poste. 
 
*L’emploi du masculin a été utilisé dans le but d’alléger le texte.