Investissement Québec

  • Salaire : De 37605$ à 53721$
  • Type de poste : Permanent
  • Ville : Montréal
  • Expérience requise : Plus de 10 ans
  • Statut : Temps plein

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Description du poste

Adjoint(e) de premier vice-président - Investissement Québec
Faites carrière à Investissement Québec
 
Investissement Québec, c'est une équipe dynamique, des défis professionnels stimulants et un environnement de travail motivant !
 
Notre mission est globale: Favoriser l'accroissement de l'investissement au Québec et ainsi contribuer au développement économique et à la création d'emplois.
 
Notre perspective, mondiale: Nous prospectons le monde à la recherche d'investissements. Pour servir notre clientèle, nous avons des bureaux en Europe, aux États-Unis et en Asie.
 
Notre façon de faire: régionale: Nous travaillons à accroître l'investissement partout au Québec. C'est pourquoi nous sommes présents dans toutes les régions.
 
Adjoint(e) de premier vice-président
 
Le titulaire de cet emploi effectue des travaux à caractère administratif nécessaire au bon fonctionnement de la première vice-présidence.
 
Responsabilités principales
 
  • Gérer, de façon proactive, l'agenda du premier vice-président, Finances, gestion des risques et technologies de l'information et organiser des rencontres à sa demande ainsi qu'à celle de tous les cadres, consultants et présidents de comités se rapportant à celui-ci;
  • Organiser des tournées de présentations, des rencontres hors site et autres forums à la demande du premier vice-président;
  • Gérer les demandes d'approbation et autres (comptes de dépenses, factures, résolutions, contrats, etc..) faites au premier vice-président et veiller à ce que les demandes soient conformes aux politiques en vigueur;
  • Au besoin, gérer la logistique de l'installation de consultants externes relevant de la première vice-présidence et répondre à leurs besoins administratifs;
  • Assurer la collecte et le dépôt de documents pour les comités de vérification et de divulgation d'Investissement Québec et pour d'autres comités au besoin;
  • Au besoin, assister à des réunions trimestrielles et rédiger les comptes rendus;
  • Soutenir le Premier Vice-président et son équipe (directeurs, VPs et consultants) dans leurs processus d'appels d'offres, de préparation de contrats, de suivi d'approbations et de gestion des factures en résultant;
  • Soutenir les activités de fin d'année financière : 
    • Responsable de la logistique durant la période où les coauditeurs sont sur place (réservation de salons, bureaux, organisations de réunions hebdomadaires, etc..);
    • Contribuer à la préparation des états financiers vérifiés et du rapport de gestion, à la relecture des documents et à la mise en page;
    • Colliger et effectuer les corrections requises (avec le logiciel CaseView) par tous les intervenants impliqués (Premier vice-président, collègues et coauditeurs)  et ce, tout au long du processus;
    • Prend une part active dans la préparation de la section financière du rapport annuel et contribuer à la relecture;
    • Agir comme agent de liaison entre la PVP, les coauditeurs et les responsables de la production du rapport annuel afin que la version finale de la section financière reflète bien les commentaires de tous;
  • Gestion de l'information confidentielle :
    • Traiter, avec la plus grande discrétion, toute l'information confidentielle destinée au ou provenant du premier vice-président;
    • Tenir un registre détaillé de toutes les décisions prises au conseil d'administration et à tous ses comités ainsi qu'au comité de financement;
  • Rédiger ou corriger des textes, des présentations et des documents divers pour le premier vice-président ainsi que pour d'autres directions sous sa première vice-présidence;
  • Au besoin, participer à la préparation d'appels d'offres publics au niveau de la correction de texte et de la mise en forme pour d'autres directions/vice-présidences d'Investissement Québec;
  • Autres tâches requises de façon ad hoc.

Exigences

  • Détenir un diplôme d'études secondaires (DES);
  • 10 années d'expérience en tant qu'adjointe à la haute direction; 
  • Excellente connaissance de Word, Excel et PowerPoint; 
  • Connaissance de CaseView et Sharepoint (atout);
  • Connaissance de Visio (atout);
  • Excellente qualité du français parlé, lu et écrit;
  • Excellente qualité de l'anglais parlé, lu et écrit (atout).

Profil recherché

  • Sens des priorités et de l'organisation; gère adéquatement son temps;
  • Capable de travailler avec peu de supervision;
  • Proactive, sait faire preuve d'initiative et d'anticiper les besoins;
  • Fait preuve de jugement, de discrétion et de discernement;
  • Habileté à travailler sous pression et à respecter des échéanciers serrés;
  • Faire preuve de flexibilité et de polyvalence;
  • Disposée à aider d'autres vice-présidences/directions au besoin;
  • Capacité et intérêt à apprendre de nouvelles tâches;
  • Fiable, démontre discipline et rigueur dans l'exécution de ses tâches et a un souci constant du détail et de la qualité;
  • Dynamique et enthousiaste, possède un excellent esprit d'équipe, sait développer et maintenir des relations harmonieuses avec ses collègues et intervenants à travers l'organisation;
  • Bonne capacité à adapter son discours et son comportement à divers types d'interlocuteurs (collègues, supérieurs, membres du CA, et autres partenaires d'affaires);
  • Sens de la débrouillardise, capacité à trouver des solutions ou des réponses à des situations inhabituelles.

Conditions de travail

  • Direction : Première vice-présidence, Finances, gestion des risques et technologies de l’information (PVPFGRTI)
  • Échelle salariale : entre 37 605$ et 53 721$
  • Gamme complète d'avantages sociaux incluant un régime de retraite à prestations déterminées​​​​​
  • Horaire : 35 heures/semaine
  • Disponibilité à travailler en dehors des heures normales de travail
  • Lieu de travail : 600, rue de La Gauchetière Ouest, bureau 1500, Montréal (Québec) H3B 4L8
Investissement Québec souscrit aux principes d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Le masculin est utilisé dans le but d'alléger le texte seulement.
 
N.B. Ce poste fait l'objet d'un affichage interne-externe simultanément.