École de technologie supérieure

Description du poste

École de technologie supérieure (ÉTS)

Secrétaire de direction

Référence : 23-24/250

Durée : Remplacement 6 mois (avec possibilité de prolongation)

Endroit : Montréal

SALAIRE : 25,44 $ à 33,70 $ (Classe 6)

DATE LIMITE POUR POSTULER: 28 janvier 2024

VOTRE CARRIÈRE À L'ÉTS

L'École de technologie supérieure est une constituante du réseau de l'Université du Québec. Spécialisée dans l'enseignement et la recherche appliqués en génie et le transfert technologique, elle forme des ingénieurs et des chercheurs reconnus pour leur approche pratique et innovatrice. Idéalement située dans le quartier de Griffintown à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, l'ÉTS est à distance de marche des stations de métro Lucien-Lallier et Bonaventure.

À l'ÉTS, l'environnement de travail reflète l'expérience éducative que nous offrons à nos 11 000 étudiants et étudiantes: collaboratif, inclusif, accessible et à échelle humaine!

Joignez une communauté qui, au sein d'une organisation créative et agile, contribue quotidiennement à former plus du quart des ingénieurs québécois!

Le titre du poste inscrit à la convention collective est: Secrétaire de direction. Pour avoir accès à la description sommaire des tâches cliquez ici.

VOTRE RÔLE

Vous jouerez un rôle clé en assistant l'équipe de direction dans l'accomplissement de ses mandats en participant aux opérations reliées à la gestion des services, des ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique à la mission de l'unité.

La personne choisie doit être stimulée par la diversité des services offerts aux étudiants (sports, clubs, intervention sociale, aide financière, etc.) et avoir un souci d'accompagner étroitement les intervenants qui organisent les différentes activités offertes sur le campus pour les étudiants. Il s'agit d'un rôle de soutien administratif pour toute l'équipe des Services à la vie étudiante (SVE).

Au quotidien, votre rôle sera de:

• Connaitre les budgets des différents services et faire le suivi des dépenses. Mensuellement, informer chaque gestionnaire de l'évolution des dépenses et des restes comptables. Assister chaque gestionnaire dans l'élaboration des budgets. Gérer l'UBR administratif des SVE. Effectuer les rapports de dépenses de tous les employés des SVE;
• Assister la direction adjointe du Service d'appui à la réussite dans la reddition de compte annuelle du Plan d'action en santé mentale étudiante;
• Acheter, recevoir et distribuer la papeterie, les fournitures de bureaux nécessaires au bon fonctionnement du travail des employés. Acheter, recevoir et classer le matériel nécessaire aux activités réalisées par les employés et s'occuper des commandes des activités du service;
• Soutenir les employés dans la réalisation des activités du service;
• S'occuper de l'intégration des nouveaux employés (accès, ordinateur, bureau, fonctionnement général des SVE, rendez-vous avec les personnes ressources, visite de l'école, etc.);
• Coordonner l'implantation de M-Files aux SVE et veiller à former les nouveaux employés; être la personne-ressource du secteur en cas de questions ou problèmes;
• S'occuper, en collaboration avec le secteur de l'animation à la vie étudiante, de la location des salles des SVE;
• S'occuper des salles de dépôt des SVE et du classement du matériel de celles-ci;
• Rédiger, corriger ou réviser tout document à la demande d'une direction ou d'un intervenant;
• Effectuer les réquisitions internes, les demandes de personnel, les demandes d'accès, les appels de services, faire signer par les différents parties les documents importants.

Exigences

Scolarité:

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente

Expérience:

• Quatre (4) ans d'expérience pertinente

Autres:

• Excellente maîtrise du français tant à l'oral qu'à l'écrit;
• Accompagner étroitement les intervenants sur place;
• Être à l'aise avec la clientèle étudiante;
• Excellente habileté en communication interpersonnelle;
• Sens aiguisé de l'organisation et autonomie;
• Excellente gestion des priorités et des projets.

Alors, vous avez le profil recherché pour vous joindre à l'équipe des Services à la vie étudiante de l'ÉTS?

Nous vous invitons à poser votre candidature et Véronique Couture, agente RH, se fera un plaisir de vous en dire plus sur le poste et sur nos conditions de travail lors d'une entrevue.

Nous avons hâte de vous rencontrer!

Emploi principalement en présentiel (avec possibilité d'une journée occasionnelle en télétravail).

Prendre note que les candidatures retenues seront invitées à passer des tests de connaissance en bureautique en lien avec les exigences du poste.

SVP Postulez en ligne au : https://rita.illicohodes.com/go/65a979e9270caeb77c320d67/528a3ec258b700346a9d3f2d/fr