Personnel Alter Ego inc.

Ce grand cabinet est actuellement à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice pour se joindre à son service Développement des affaires et relations clients de son bureau de Montréal. Ce poste est permanent et à temps plein.

La personne titulaire du poste évolue au sein d’un cabinet juridique national de premier plan et joue un rôle clé de soutien dans la mise en œuvre des initiatives de développement des affaires et de marketing du cabinet. En collaboration étroite avec les équipes locales et nationales, elle contribue au rayonnement du cabinet, au positionnement des groupes de pratique et sectoriels, ainsi qu’au maintien de relations clients solides.

Le poste requiert une grande rigueur organisationnelle, un excellent sens du service et la capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement professionnel dynamique et collaboratif.

Principales responsabilités
Soutien au développement des affaires
- Appuyer la mise en œuvre des initiatives de développement des affaires;
- Participer à la promotion des activités des groupes de pratique (allocutions, conférences, commandites, publications et autres initiatives);
- Effectuer des recherches sur les clients, les marchés et les secteurs d’activité;
- Contribuer à la préparation de rapports d’activité périodiques ainsi qu’à la production de présentations, notamment par la collecte d’information, la mise en forme et le soutien à la rédaction.

Soutien et coordination des commandites et événements
- Assurer un soutien opérationnel dans la planification et la tenue des événements, conférences, séminaires et activités de rayonnement du cabinet (logistique, coordination, suivis);
- Gérer et coordonner l’achat de tables corporatives dans le cadre d’événements d’affaires;
- Appuyer la gestion des commandites, incluant la coordination des participations du cabinet à des événements externes (inscriptions, visibilité, logistique, suivis internes et post-événement) et contribuer à la maximisation de la visibilité et des retombées du cabinet liées à ces commandites;

Soutien administratif et suivi budgétaire
- Assurer le suivi du budget du département et des paiements auprès de nos fournisseurs;
- Suivre les activités de développement des avocats du bureau, notamment les allocutions, la présence aux conférences, les commandites, etc., et tenir à jour un calendrier de celles-ci;
- Soutenir l’organisation des réunions de développement des affaires (préparation des ordres du jour, documentation, comptes rendus au besoin);
- Participer à toute autre activité, à la demande de la directrice principale.

Compétences requises
- Diplôme universitaire ou collégial en administration/marketing (ou l’équivalent);
- 2 à 5 années d’expérience pertinente dans un rôle de coordination, idéalement dans un environnement de services professionnels ou juridiques;
- Maîtrise de Microsoft Office; connaissance des plateformes de gestion de projet et CRM;
- Personne proactive, autonome, minutieuse;
- Excellentes capacités de communication écrite, orale et interpersonnelle, en français et en anglais, ainsi qu’une aisance à interagir avec des équipes de tous horizons et de divers niveaux hiérarchiques, avec professionnalisme et tact;
- Grand sens de l’organisation et de gestion du temps;
- Aptitudes avérées pour le service à la clientèle, tant à l’interne qu’à l’externe;
- Capacité à résoudre des problèmes et à faire preuve de jugement;
- Attitude positive et capacité à travailler efficacement en équipe et individuellement.

Avantages
- Semaines de vacances/an: 3 semaines si moins de 10 ans d’expérience pertinente et 4 semaines si plus de 10 ans d’expérience pertinente ou 5 ans de service continu. 5 semaines après 15 ans de service continu.
- Temps supplémentaire payé. 
- Temps en banque possible jusqu'à 35h par année.
- Participation à un REER après 1 an. L’employeur cotise même si l’employé ne cotise pas.
- Assurances collectives payées à 100% dès jour 1 pour dentaire et médicaments et après 3 mois pour invalidité.
- Journées maladie: pas de nombre fixe. 
- Gym ou sport payé à 80% jusqu’à concurrence de 650$ par année.
- Mode de travail hybride, 4 jours au bureau.

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This law firm is currently looking for a coordinator to join its Business Development and Client Relations department in its Montreal office. This position is permanent and full-time.

The incumbent plays a key role in supporting the implementation of the firm's business development and marketing initiatives. Working closely with local and national teams, she/he contributes to the firm's outreach, the positioning of practice and sector groups, and the maintenance of strong client relationships.

The position requires great organizational rigour, an excellent sense of service and the ability to manage several files simultaneously in a dynamic and collaborative professional environment.

Key Responsibilities
Business Development Support
- Support the implementation of business development initiatives;
- Participate in the promotion of practice group activities (speeches, conferences, sponsorships, publications and other initiatives);
- Conduct research on customers, markets and industries;
- Contribute to the preparation of periodic activity reports and the production of presentations, including information gathering, formatting and writing support.

Sponsorship and event support and coordination
- Provide operational support in the planning and delivery of the firm's events, conferences, seminars and outreach activities (logistics, coordination, follow-ups);
- Manage and coordinate the purchase of corporate tables for business events;
- Support the management of sponsorships, including the coordination of the firm's participation in external events (registration, visibility, logistics, internal and post-event follow-ups) and contribute to the maximization of the firm's visibility and benefits related to these sponsorships;

Administrative support and budget monitoring
- Follow up on the department's budget and payments to our suppliers;
- Monitor the development activities of the firm's lawyers, including speaking engagements, conference attendance, sponsorships, etc., and maintain an up-to-date calendar of these;
- Support the organization of business development meetings (preparation of agendas, documentation, minutes as needed);
- Participate in any other activities, as requested by the Senior Director.

Required skills
- University or college degree in administration/marketing (or equivalent);
- 2 to 5 years of relevant experience in a coordination role, ideally in a professional or legal services environment;
- Proficiency in Microsoft Office; Knowledge of project management and CRM platforms;
- Proactive, autonomous, meticulous person;
- Excellent written, oral and interpersonal communication skills, in French and English, as well as the ability to interact with teams from all backgrounds and at various hierarchical levels, with professionalism and tact;
- Strong organizational and time management skills;
- Proven customer service skills, both internal and external;
- Ability to solve problems and exercise judgment;
- Positive attitude and ability to work effectively in a team and individually.

Benefits
- Vacation weeks/year: 3 weeks if less than 10 years of relevant experience and 4 weeks if more than 10 years of relevant experience or 5 years of continuous service. 5 weeks after 15 years of continuous service.
- Paid overtime. 
- Bank time possible up to 35 hours per year.
- Participation in an RRSP after 1 year. The employer contributes even if the employee does not contribute.
- Group insurance paid at 100% from day 1 for dental and prescription drugs and after 3 months for disability.
- Sick days: no fixed number.
- Gym or sport paid at 80% up to $650 per year.
- Hybrid working mode, 4 days in the office.

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