Personnel Alter Ego inc.

Ce grand cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal désire joindre à son équipe un adjoint ou une adjointe juridique bilingue, en litige, détenant une portion en droit du travail (régimes de retraite et avantages sociaux), afin de seconder quatre associés spécialisés dans le domaine.

Responsabilités détaillées

Correspondance :
-Corrections et mises en page de documents;
-Transcription de documents à partir de cassettes, notes manuscrites et messages téléphoniques;
-Comparaison de documents avec Workshare;
-Ouverture et distribution du courrier ainsi que suivi et correspondance;
-Recherches diverses dans MCDM et Intranet;
-Photocopies et numérisation;
-Échanges directs avec les autres professionnels du droit ainsi que les clients;

Gestion des dossiers :
-Classement des documents et dossiers;
-Ouverture et identification des chemises et cartables pour classer les nouveaux documents;

Téléphone :
-Répondre au téléphone et faire le suivi des appels internes et externes lorsque requis;

Agenda :
-Gestion de l’agenda des professionnels;

Outlook :
-Classement électronique des courriels;
-Impression et compilation des documents requis par les avocats;

OnePlace :
-Recherches, saisie et mise à jour des données;

Réservations diverses :
-Réservation de voyages, d’automobiles, d’hôtels et de restaurants;
-Réservation de salles de conférence pour réunions, vidéoconférences et rencontres clients;
-Commande de repas, breuvages et autres;

Conférences, séminaires et formation :
-Préparation du mémo d’approbation de participation lorsque requis;
-Obtention des informations pertinentes dont les coûts pour établir le budget préliminaire;
-Inscription des professionnels du droit;
-Préparation de la documentation relative à la conférence à l’aide de PowerPoint et transmission de l’information requise dont la biographie des professionnels du droit;
-Après la conférence, récupération des factures et reçus de dépenses encourues, finalisation du mémo d’approbation avec les coûts réels et préparation de la demande de remboursement des dépenses;

Fermeture et archivage des dossiers :
-Classement des dossiers inactifs dans les boîtes pour fin d’archivage;

Ouverture de dossiers :
-Demandes de recherches de conflits dans NBI;
-Demandes d’ouvertures de dossiers dans NBI;

Avantages du poste :
-Poste hybride (3 jours au bureau);
-Assurances collectives dès le premier jour;
-Participation à un régime de retraite après un an;
-Horaire de 35 heures par semaine;
-Vacances selon expérience;
-Salaire entre 70000 et 80000$.

Vous possédez un minimum de 8 ans d'expérience dans le domaine? 

Le rythme de travail et les exigences reliés à la pratique du litige ne vous font pas peur?

Ce poste vous permettra de mettre à profit votre expertise dans le milieu et de contribuer à la réussite de vos professionnels!

This large law firm in downtown Montreal is looking to join its team with a bilingual legal assistant, in litigation, with a focus on labour law (pensions and benefits), to assist four partners specializing in the field.

Detailed responsibilities

Correspondence:
- Corrections and layouts of documents;
-Transcription of documents from cassettes, handwritten notes and telephone messages;
-Comparison of documents with Workshare;
-Opening and distribution of mail as well as tracking and correspondence;
- Various searches in MCDM and Intranet;
-Photocopies and scanning;
-Direct exchanges with other legal professionals as well as clients;

Case Management:
-Filing of documents and files;
-Opening and identification of folders and binders to file new documents;

Telephone:
-Answer the phone and follow up on internal and external calls when required;

Agenda:
-Management of the professionals' agenda;

Outlook:
-Electronic filing of emails;
-Printing and compilation of documents required by lawyers;

OnePlace:
-Research, data entry and update;

Miscellaneous reservations:
-Booking of travel, automobiles, hotels and restaurants;
-Booking of conference rooms for meetings, video conferences and client meetings;
-Ordering meals, beverages and others;

Conferences, seminars and training:
-Preparation of the participation approval memo when required;
-Obtaining relevant information including costs to establish the preliminary budget;
-Registration of legal professionals;
-Preparation of conference documentation using PowerPoint and transmission of the required information, including biographies of legal professionals;
-After the conference, retrieval of invoices and receipts of expenses incurred, finalization of the approval memo with actual costs and preparation of the expense reimbursement request;

Closing and archiving files:
-Filing of inactive files in boxes for archival purposes;

Opening of files:
-Requests for conflict searches in NBI;
-Requests to open files in NBI;

Job Benefits:
-Hybrid position (3 days in the office);
-Group insurance from day one;
-Participation in a pension plan after one year;
-Schedule of 35 hours per week;
-Holidays according to experience;
-Salary between $70000 and $80000.

Do you have a minimum of 8 years of experience in the field? 

Are you not afraid of the pace of work and the demands of litigation?

This position will allow you to put your expertise to good use in the field and contribute to the success of your professionals!