Personnel Alter Ego inc.

Chef de file dans le domaine du droit des affaires, ce cabinet recrute présentement un adjoint ou une adjointe juridique afin de rejoindre son groupe en droit immobilier.

SOMMAIRE DU POSTE:
- Contribuer à la gestion des pratiques de professionnels du droit immobilier par le biais de soutien administratif et de secrétariat, permettant ainsi aux professionnels du droit d’offrir un meilleur service aux clients.
- Travail de secrétariat varié notamment révision et correction de correspondance et de documents.
- Soutien administratif varié notamment classement, système de rappel, correspondance, courriels, téléphone, préparatifs de voyages et d’organisation de réunions (incluant nourriture), relation avec les clients, archivage des dossiers.
- Soutien aux fonctions administratives des professionnels du droit notamment quant à leur participation aux comités internes et externes.
- L’horaire est de 35 heures par semaine, du lundi au vendredi.

FONCTIONS PRINCIPALES:
- Corriger et mettre en page des documents (lettres, notes de service, notes au dossier, opinions, procédures, etc.);
- Transcrire des documents à partir de notes manuscrites et/ou de messages téléphoniques;
- Comparer des documents avec Litera Compare;
- Mettre à jour des listes de clients;
- Photocopier et demander divers travaux d’imprimerie et de numérisation de documents;
- Échanger directement avec d’autres professionnels du droit lors de l’absence des patrons;
- Préparer du matériel lorsque le professionnel du droit est conférencier (Power Point);
- Ouvrir des nouveaux dossiers;
- Faire un suivi des appels internes et externes lorsque requis;
- Initier des appels conférence;
- Gérer l’agenda du professionnel du droit;
- Gérer des courriels;
- Rechercher, saisir et mettre à jour des données dans OnePlace;
- Réserver des voyages, automobiles, hôtels et restaurants;
- Réserver des salles de conférence pour réunions, vidéoconférences et rencontres clients;
- Commander des repas, breuvages et autres;
- Préparer des demandes de recherches de conflits et les acheminer aux personnes concernées;
- Faire un suivi journalier des entrées de temps et les inscrire ou les réviser dans le système;
- Réviser et valider des entrées de temps de façon hebdomadaire et mensuelle;
- Préparer la facturation mensuelle;
- Préparer des comptes de dépenses, les faire approuver lorsque requis et faire le suivi;
- Préparer des demandes de chèques ou transferts bancaires du compte en fidéicommis;
- Aider d’autres professionnels du droit ainsi que d’autres adjointes du département (ou d’autres départements) lorsque requis;
- Aider les étudiants et stagiaires lorsque requis;
- Assermenter des avocats et clients.

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE:
- Diplôme en secrétariat juridique ou l’équivalent;
- Posséder 3 à 5 années d’expérience en pratique privée pour un ou des professionnels du droit incluant, idéalement, un(e) associé(e).

CONNAISSANCES ET APTITUDES:
- Bilinguisme, français et anglais, à l’oral et à l’écrit 
- Habiletés organisationnelles pour la gestion de tâches multiples;
- Habileté à prendre des initiatives et travailler de façon autonome avec un minimum de supervision;
- Connaissance des procédures et pratiques légales;
- Habiletés de communication orales et écrites dans les 2 langues;
- Connaissances des logiciels bureautiques;
- Capacité de travailler en équipe;
- Souci du détail.

CE QUI VOUS EST OFFERT:
- Les membres de ce cabinet sont passionnés par le travail d’équipe, aiment résoudre des problèmes de manière efficace et s’emploient à aider les clients à réussir. 
- Ce cabinet met tout en place pour offrir des chances égales à tous les membres du personnel. Il a également à cœur de redonner à la collectivité et de soutenir diverses initiatives sociales et communautaires.
- Le travail se fait actuellement selon une formule de travail hybride, qui comprend une obligation de travailler principalement au bureau et la possibilité de travailler à distance jusqu'à deux jours par semaine.
- Trois ou quatre semaines de vacances, selon l’expérience.
- Assurances collectives dès le jour 1.
- Régime de retraite après un an de service.

Vous cherchez un poste qui propulsera votre carrière dans un environnement qui vous permettra de vous épanouir? Ne cherchez pas plus loin! Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!

A leader in the field of business law, this firm is currently recruiting a legal assistant to join its real estate law group.

POSITION SUMMARY:
- Contribute to the management of real estate law professionals' practices through administrative and secretarial support, thus enabling legal professionals to offer better service to clients.
- Various secretarial work, including editing and proofreading correspondence and documents.
- Various administrative support including filing, reminder system, correspondence, emails, telephone, travel arrangements and meeting organization (including food), client relations, file archiving.
- Support for the administrative functions of legal professionals, particularly with regard to their participation in internal and external committees.
- The schedule is 35 hours per week, Monday to Friday.

MAIN FUNCTIONS:
- Correct and layout documents (letters, memos, notes to file, opinions, procedures, etc.);
- Transcribe documents from handwritten notes and/or telephone messages;
- Compare documents with Litera Compare;
- Update client lists;
- Photocopy and request various printing and scanning jobs;
- Interact directly with other legal professionals during the absence of the bosses;
- Prepare material when the legal professional is a speaker (Power Point);
- Open new files;
- Follow up on internal and external calls when required;
- Initiate conference calls;
- Manage the legal professional's agenda;
- Manage emails;
- Search, enter and update data in OnePlace;
- Book travel, cars, hotels and restaurants;
- Book conference rooms for meetings, video conferences and client meetings;
- Order meals, beverages and others;
- Prepare requests for conflict research and forward them to the people concerned;
- Monitor time entries on a daily basis and enter or revise them in the system;
- Review and validate time entries on a weekly and monthly basis;
- Prepare monthly invoicing;
- Prepare expense accounts, have them approved when required and follow up;
- Prepare requests for cheques or bank transfers from the trust account;
- Assist other legal professionals as well as other assistants in the department (or other departments) when required;
- Assist students and articling students when required;
- Swearing in lawyers and clients.

EDUCATION AND EXPERIENCE:
- Diploma in legal secretarial work or equivalent;
- Have 3 to 5 years of experience in private practice for one or more legal professionals, ideally including a partner.

KNOWLEDGE AND SKILLS:
- Bilingualism, French and English, oral and written 
- Organizational skills for managing multiple tasks;
- Ability to take initiative and work independently with minimal supervision;
- Knowledge of legal procedures and practices;
- Oral and written communication skills in both languages;
- Knowledge of office software;
- Ability to work in a team;
- Attention to detail.

WHAT IS OFFERED TO YOU:

- Members of this firm are passionate about teamwork, enjoy solving problems effectively, and are dedicated to helping clients succeed. 
- This firm makes every effort to provide equal opportunities for all staff members. It is also committed to giving back to the community and supporting various social and community initiatives.
- Work is currently done in a hybrid work arrangement, which includes a requirement to work primarily in the office and the ability to work remotely for up to two days a week.
- Three or four weeks of vacation, depending on experience.
- Group insurance from day 1.
- Pension plan after one year of service.

Are you looking for a position that will propel your career in an environment that will allow you to flourish? Look no further! Give us the privilege of getting to know you!